辦公室檔案管理總結
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辦公室檔案管理總結范文第1篇
辦公室檔案管理在一個單位的管理工作中有著很重要的地位，加強辦公室檔案管理，能夠提升一個單位的管理水平，提高單位的整體辦事效率。本文將在分析辦公室檔案管理工作的特點基礎上，探討如何改進辦公室檔案管理的工作以及怎樣提高辦公室檔案管理工作人員的素質。
一、 辦公室檔案管理工作的特點
1、 重點在于收集和保存資料
檔案能夠真實地記載事件、人物和過程，檔案管理能夠為后人引用和借鑒。辦公室檔案管理的工作重點在于收集一些相關的文件和書報資料等等，然后將它們分門別類地歸檔，再利用信息化的手段進行保存和管理。
2、檔案種類繁雜
辦公室檔案包括各種各樣的內容，比如單位的會計檔案、行政管理檔案、特種載體檔案和科技檔案等等，還包括上級單位印發(fā)的“紅頭文件”、本單位的各種協(xié)議、合同和責任書等等，而且還包括各種錄音、錄像等電子檔案，所以辦公室檔案的種類十分繁雜。
二、改進辦公室檔案管理工作的措施
辦公室的檔案管理十分重要，因為它跟辦公室的各項業(yè)務的工作的開展具有直接的聯(lián)系，辦公室的檔案管理工作效率影響到整個單位的工作的開展，因此，有必要加強對辦公室檔案的管理。其次，辦公室檔案管理的工作主要在于資料的收集和保存，檔案的種類比較繁雜，所以給檔案管理工作帶來了一定的難度。所以，要提高辦公室檔案管理的效率，必須從以下幾個方面加以改進：
1、建立辦公室檔案管理機制
首先，在辦公室檔案管理中，要將文件管理和檔案管理結合在一起，讓檔案部門為了方便后期對文件的管理，參與到文件的前期管理過程中，從而減少檔案部門在文件管理后期中的難度，使得文件的歸梢管理、形成處理和后期的查閱和利用等工作環(huán)節(jié)都實現(xiàn)統(tǒng)一指導和管理。其次，要制定詳細的檔案管理程序和規(guī)定的條文，使得檔案管理工作盡可能地細化。最后，要嚴格地執(zhí)行條文的規(guī)定，禁止各種濫發(fā)文件和發(fā)放無用、無效文件的行為。
2、強化檔案收集
檔案的收集是辦公室檔案工作中最重要的環(huán)節(jié)，因此，要改進檔案管理工作，必須得加強檔案的收集管理工作。首先，要規(guī)范檔案的范文，對檔案進行分類和編排，再將收集到的檔案按類目進行整理和保管；然后，要規(guī)范檔案的文書范文工作，在將收集到的檔案進行分門別類之后，要對檔案再進行文字編號和正文提料，對檔案提取主題詞，再做好附件處理，方便以后使用和管理檔案；再次，第二步實現(xiàn)以后，要對檔案再進行目錄編號，以方便后期的檢索工作，再在計算機系統(tǒng)中輸入檔案的管理信息，建立檢索體，在各種管理軟件的幫助下實現(xiàn)對檔案的網(wǎng)上管理。
3、提高檔案管理人員素質
檔案管理工作主要是由專人來負責的，所以檔案管理人員素質的高低就直接影響到了檔案管理工作的水平。檔案管理人員首先要嚴格控制辦公室檔案材料的進出，做好專人收文、專人傳閱、專人登記和傳閱卡的傳遞等等，還要在領導的安排下，做好科室的起草、編號、附發(fā)文卡、辦公室登記等工作，以及負責好日常的檔案管理工作等。
三、提高辦公室檔案管理人員素質的對策
1、加強對檔案管理人員的業(yè)務培訓
由于檔案管理隨著時代的發(fā)展也在不斷地變化，所以檔案管理人員的知識也要隨著時代的進步而進步，要做到這一點，就必須定期地加強對檔案管理人員的培訓。在結合實際的基礎上，有針對性地邀請檔案管理專家或者有豐富經驗的檔案管理者對檔案管理人員進行培訓，鞏固他們的知識，并且提高他們的現(xiàn)代化管理知識水平。還可以讓檔案管理人員多參加檔案管理的經驗交流活動，讓他們吸收先進的檔案管理經驗，然后深入到自己的工作中去。
2、提高檔案管理人員理論與實踐相結合的能力
單位要多組織辦公室檔案管理人員進行同行管理經驗的探討，舉辦各種檔案研討會和論壇講座，讓檔案管理人員熟悉國內外檔案管理的動態(tài)。其次，要讓檔案管理人員多學習網(wǎng)絡通信技術、信息存儲技術、多媒體技術和數(shù)字化技術等等現(xiàn)代新技術，巧用現(xiàn)代化的檔案管理方式，提高他們的工作效率，使辦公室檔案的管理跟上時代的發(fā)展要求。
3、加強檔案管理人員自身素質的修養(yǎng)
首先，檔案管理人員要提高自己的思想政治素質和職業(yè)道德素質，不做違反國家法律的事情；其次，檔案管理人員要提高自己的業(yè)務素質，鞏固理論知識的學習，而且不斷地掌握現(xiàn)代科學技術，提高自己的業(yè)務操作能力；最后，檔案管理人員還要提高自身的身心素質，檔案管理工作是一項比較繁雜的工作，日常工作比較瑣碎，辦公室檔案管理人員必須適應這種繁雜的工作，能夠泰然地處理這些雜物，做到不急不亂，認真細致地做好每一項工作。
總結：
檔案管理工作是單位辦公室的一項重要工作，檔案管理的水平影響到辦公室的工作效率和整個單位的工作的順利進行。辦公室檔案管理的工作比較繁雜、檔案種類比較繁多，所以檔案管理人員必須通過各種方式改進工作，使得檔案的管理更加輕松和高效。此外，檔案管理人員素質也是影響辦公室檔案管理工作的一個重要因素，檔案管理人員必須努力提高自身的素質，才能夠滿足現(xiàn)代辦公室檔案管理工作的要求。
參考文獻：
[1]王汝秀.高校院系辦公室檔案管理的規(guī)范化[J].蘭臺世界,2007(09).
[2]張國珍.淺談新時期檔案管理人員的素質及提高[J].中國科技信息,2008(13).
辦公室檔案管理總結范文第2篇
辦公室
辦公室是宿管會中組織協(xié)調其他各部的關鍵部門，以配合主席團、協(xié)調各部門工作為主要職責。其職能可分為日常工作、財務管理、檔案管理三大塊。為將辦公室建設成為一個有特色﹑高效率的部門，更好地修訂與落實各項規(guī)定，抓緊、抓實地開展各項工作?，F(xiàn)將各塊工作安排如下：
一、日常工作版塊
保證日常工作的有序開展和各項職能的扎實落實，是辦公室工作的基點，也是辦公室工作的主要責任。
1、起草下學期即將成立的宿管會的計劃、總結和各項規(guī)范。
2、負責主席團例會和全體會議例會的點到及會議進程記錄工作；作好各種會議的通知工作。
3、負責學工辦二報刊的收發(fā)及增訂工作；整理布置學辦，購置辦公用品，發(fā)送比賽請柬，制作席簽等日常事務。
4、負責學工辦二的值班安排以及抽查工作，并監(jiān)督各部做好學工辦二的財物保管及保潔工作，為大家營造一個良好的工作環(huán)境。
二、檔案管理版塊
由于檔案管理具有長期性，且各部活動較多較雜，有些活動檔案往往很難收齊。因此，辦公室將及時明確各部門專門負責檔案管理的人員，每次活動后，及時聯(lián)系相關人員，收齊相關檔案，做到一個活動有一個檔案，并及時進行歸檔、存檔。對各類檔案的管理，實行具體問題具體分析，對特殊檔案實行特殊歸檔法。
1、保留三年內具有使用價值的舊檔案，其余作廢。
2、將當前各部所有活動的方案、總結自成一檔，檔案統(tǒng)一用A4紙打印，一式四份，分別由學工辦﹑主席團﹑辦公室﹑本部各保留一份。
3、為了使各部的各項活動及各種評比結果能夠有檔可查，確保檔案管理不流于形式。辦公室將及時做好對各部的學期工作計劃、工作總結以及學期末干事考核結果的歸檔工作。
4、特殊檔案管理，在繼續(xù)沿用原檔案管理細則的基礎上作了適當調整，尤其是對基礎部各項檢查評比結果的歸檔上作了如下規(guī)定，以確保檔案管理的嚴肅性：
①各項檢查評比結果在下月初10號前匯總后交辦公室歸檔。
②歸檔前如發(fā)現(xiàn)檢查結果有誤，基礎部可自行更正，并注明理由及負責人簽名，歸檔后原則上一律不得修改。
③歸檔后如確需修改，到學工辦辦理申請手續(xù)后方可改動。
三、財務管理版塊
為了規(guī)范即將成立的宿管會的財務收支狀況，使各部在經費使用上擁有自主權和支配權，同時使財務管理更具規(guī)范性，將制定新的《人文學院宿管會財務細則》和《人文學院學生活動經費報銷手續(xù)》。此措施的出臺將使各部經費的使用更具目的性和規(guī)范性。根據(jù)各部的工作計劃，做好財務預算工作。平時，對宿管會財務進行宏觀調控，統(tǒng)一管理，由專人負責，規(guī)范活動經費的申請手續(xù)及經費的報銷手續(xù)，對拉贊助所得收入也及時進行保管和記錄工作，既保證各部使用經費的自主性，又確保經費使用有的放矢，避免浪費。在學期末，及時清算帳目，做好財務總結工作。具體程序如下：
1、 活動經費申請：
①申請部門領取活動經費申請表，并按要求填寫。
②院領導﹑主席團﹑辦公室財務負責人簽字后領取資金。
③活動結束后上交活動清單和發(fā)票，由辦公室記錄，申請報銷。
④每月30日歸還所申請的經費。
2、 贊助收入：
宿管會由外宣部負責拉贊助，各部也可自行去拉，贊助收入交辦公室保管并記錄，各部需活動經費則向辦公室申請，發(fā)揮辦公室“財務管理中樞”的作用。
3、經費報銷：
申請者備好收據(jù)﹑財務章﹑必備簽字，統(tǒng)一轉帳。（詳見《人文學院學生活動經費報銷手續(xù)》）
總之，辦公室的工作是瑣碎的繁雜的，但卻是不可或缺的。在今后的工作中，我們將強化辦公室的職能，有序開展各項工作，不斷完善自身建設，積極開拓創(chuàng)新，努力協(xié)助宿管會做好各項工作。
基礎組
基礎組是為同學們服務的部門,工作都屬常規(guī)工作，既瑣碎又繁雜。大致分為三個方面：即寢室內務、查夜以及小家電維修。上學期，我們迎來了基礎組有史以來的最大的改組和職能轉換擴充，我們已成立“學生宿舍管理委員會”。管理寢室方面的各項事務。
辦公室檔案管理總結范文第3篇
[關鍵詞]疾控中心;衛(wèi)生業(yè)務;檔案管理;計算機化
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.20.133
[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）20-0-01
疾控中心是政府組建而成，負責國家級疾病防控和公共衛(wèi)生管理服務的公益性事業(yè)單位，其工作始終堅持以人才為根本并將疾控作為中心，在我國的疾病防控、研究中占有重要地位。各級疾控中心每年會產生數(shù)量龐大的衛(wèi)生業(yè)務檔案資料，做好這些檔案的管理工作可為我國疾病防控事業(yè)的健康和持續(xù)發(fā)展奠定可靠的基礎。伴隨著信息化進程的逐步推進，將計算機技術應用到疾控中心的衛(wèi)生業(yè)務檔案管理工作中成為重要趨勢。
1 疾控中心衛(wèi)生業(yè)務檔案管理的現(xiàn)狀
疾控中心通常包括病媒防治、衛(wèi)生檢驗、傳染病預防控制、結核病預防控制、慢性病預防控制、財務室、人事部以及中心辦公室等科室，一般檔案室多設在辦公室當中，并由一名檔案管理員進行管理。一些疾控中心還會在各個科室分派兼職檔案員來配合、協(xié)助檔案管理員完成工作。
對于中心檔案室與業(yè)務科室而言，兩者因工作出發(fā)點存在差異而使得其對檔案管理工作提出了不同要求，業(yè)務科室往往希望檔案的歸檔與管理能夠為自身的隨時查閱和開展條系工作提供便利，中心檔案室則主要以確保所歸檔資料同原有資料數(shù)據(jù)間保持完整性、一致性為工作任務。對此，很多疾控中心為了滿足不同科室的檔案需求，往往將檔案歸檔工作分成兩個部分。一方面，由各個科室對平時的相應資料檔案做出自行收集與管理，根據(jù)上級業(yè)務部門、檔案室的具體要求建立起各個檔案預立卷;另一方面，檔案室的檔案員在年底時統(tǒng)一把各個科室的預立卷集中起來，并重新建立起正式的檔案目錄，進行集中的歸檔和管理。這一模式雖然能夠在一定程度上滿足業(yè)務科室、檔案室雙方的需求，然而檔案的即時調閱卻面臨不便。
2 衛(wèi)生業(yè)務檔案計算機化管理模式的設計與應用
2.1 計算機化管理模式的設計
從檔案室、業(yè)務科室的不同需求出發(fā)，在計算機化管理模式的設計中把歸檔的資料目錄分為了“專業(yè)業(yè)務檔案”“日常檔案”這兩個部分。其中，專業(yè)業(yè)務檔案主要結合各個科室的具體工作條系安排進行相應的設置，細分為工作報表、檢測數(shù)據(jù)、宣傳培訓、科研工作、專項工作以及計劃小結等部分，在不同科室頁面的具體設計過程中始終堅持條、塊相互結合的原則。日常檔案主要有科室文檔、會議記錄和收發(fā)文等的科室管理、工作依據(jù)、個人考核以及計劃總結等。
為減輕計算機操作人員對衛(wèi)生業(yè)務檔案計算機化管理的不適應，并且給后續(xù)聯(lián)網(wǎng)后共享計檔案資料、資源提供方便，此次設計中摒棄了傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫存取方法，而是選用了Web網(wǎng)頁這一方式，其優(yōu)勢主要體現(xiàn)在：①有利于軟件開發(fā)成本的降低，軟件具有較強的移植適應性;② Web網(wǎng)頁給C/S結構管理（Client/Server）帶來了方便，在減輕服務器運行數(shù)據(jù)負荷的同時降低了運營的成本，通常機器中只要配備了IE瀏覽器便可使用;③作為操作平臺的提供方，Web網(wǎng)頁并不會修改現(xiàn)存數(shù)據(jù)，可便于迅速歸類資料;④操作難度較低，與自動化辦公軟件的界面類似，Web界面不需要上機者花費過多的時間去進行專門的學習，上手較為輕松。
2.2 計算機化管理模式的應用
在本業(yè)務檔案預立卷計算機管理模式推出并試應用后，由于其易操作性以及實用性十分突出，在各個科室普遍得到了良好反映。實際應用中，該模式在一定程度上提高了檔案歸檔工作的即時性、條理性，并且有效保證了檔案的一致性與完整性。相比較傳統(tǒng)管理模式，顯著提升了調閱檔案的方便性。此外還強化了操作人員的規(guī)范性，合理滿足了檔案室、各科室的雙重要求，獲得了良好的應用效果。
3 總結與展望
作為一個負責預防控制疾病、出具公正的衛(wèi)生監(jiān)測數(shù)據(jù)的專業(yè)性機構，疾控中心所涉及到的專業(yè)十分廣泛，這就決定了其衛(wèi)生業(yè)務數(shù)據(jù)與檔案也非常多且繁雜，具有很強的專業(yè)性，在管理中必須確保資料的連續(xù)性及完整性。計算機的應用給檔案管理工作的順利開展帶來了良好的輔助作用，進一步促進了衛(wèi)生業(yè)務檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展。
本次設計的計算機化檔案管理模式在投用后反響良好，有效彌補了傳統(tǒng)管理的不足。但受時間倉促、投入資金不足、計算機專業(yè)人才較為缺乏等因素的影響，該管理軟件尚依靠單機操作，并以盤片交換為數(shù)據(jù)的主要交換方式，數(shù)據(jù)共享方面還有待進一步完善。在后續(xù)的研究工作中應適當加大業(yè)務檔案管理方面的資金投入，強化對檔案管理工作人員的計算機知識和技能的培訓，并通過基礎設施的不斷完善來實現(xiàn)計算機化檔案管理模式效用的最大化發(fā)揮。
主要參考文獻
[1]裘華平，葉飛，張雪海.省疾控中心業(yè)務檔案管理實踐[J].浙江檔案，2014（1）：60-61.
[2]劉雪玫.淺談基層疾病預防控制中心檔案管理現(xiàn)代化[J].辦公室業(yè)務，2015（5）：48.
辦公室檔案管理總結范文第4篇
1.目的作用
公司的文秘檔案資料是公司行政辦公和經營活動中不可缺少的要素。為了加強對文秘檔案的管理，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。
2.管理職責版權所有
2.1行政管理部是公司文秘檔案的歸口管理部門，負責文秘檔案管理制度的貫徹及在各部門的執(zhí)行檢查，加強對文秘檔案室的業(yè)務領導和工作實務指導。
2.2各部門所負責的部門內部檔案資料，應有專人兼管。同樣也應執(zhí)行本制度所規(guī)定的各項條款要求。
2.3文秘檔案室是公司對文秘檔案的專管機構，在行政管理部的領導下，其管理的主要職責為：
2.3.1制定或參與制定關于文秘檔案管理方面的規(guī)章制度。
2.3.2協(xié)助行政管理部長對各職能部門文件資料歸檔管理的指導監(jiān)督。
2.3.3負責對永久行文秘檔案向有關檔案機構的移交工作。
2.3.4總結經驗，改善工作方法，提高管理技能和工作效率，使公司文秘檔案資料能夠充分得到利用，為經營服務產生收益。
3.歸檔資料的范圍、內容
3.1計劃性文件資料
包括公司戰(zhàn)略規(guī)劃、經營計劃、各職能部門的工作規(guī)劃、計劃。
3.2批示性文件材料
包括公司各類標準、指標，如計劃指標、考核標準、技術標準等；公司管理層在生產經營中的各類命令、工作指示、調度記錄等。
3.3法規(guī)性文件
包括政府、行業(yè)、上級制定和頒發(fā)的各種需公司貫徹和執(zhí)行的規(guī)定、要求、標準等文件；公司內部制定的各類規(guī)章制度。
3.4公司的重大決議
包括由公司股東大會、董事會、監(jiān)事會、總經理辦公會議及其他重要的行政辦公會議所形成的文件和會議材料、會議記錄等。
3.5總結性文件
包括公司經營活動中年度、季度、月度的工作總結；下屬單位的工作總結及單項性的各種總結報告。
3.6憑證性材料
包括公司各職能部門在經營活動中形成的各類原始記錄、憑證、臺帳等。如產量記錄、質量記錄、設備保養(yǎng)維護記錄，以及材料能源消耗等、產品銷售、合同書、協(xié)議書等原始記錄和文本。
3.7匯報性材料
包括公司向各上級主管單位的匯報材料、統(tǒng)計報表、財務報表等；公司領導在外部公共場所發(fā)言或的各類文書資料等
3.8勞資人事資料
包括公司的人事任命、人事調整、認識考勤、人才引進和培訓考核、工資核定記錄等相關資料。
3.9調研性資料
包括市場調研、開發(fā)調研、行業(yè)及競爭對手資料、供應商經銷商資料、公司內部各策劃方案的技術經濟論證材料等。
3.10聲像制品資料
包括經營活動中、文化活動中、以及員工在外學習、考察時或外單位提供的以聲像形式記錄下來的對公司經營活動產生作用的各種資料。
3.11證件性文書資料
包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地使用許可證、產品檢疫證、衛(wèi)生許可證、出口許可證、產品質量認證、各類榮譽牌匾和證書、資產資料如汽車使用和房屋建筑等批文證照。
3.12饋贈行資料
包括上級領導、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。
4.文件資料的立卷歸檔
4.1檔案的收集
4.1.1凡屬本制度第三條所涵蓋的文件資料，均應歸檔統(tǒng)一管理，各部門應做好資料的分類立卷，至次年元月底整理歸檔；會計歸檔類在年度終結后，由財務部門編造清冊，每兩年歸檔一次。
4.1.2銀行票據(jù)由財務部立卷留存；各類報表（應收帳報表、銷售報表等）報相關領導閱后由專人回收并即刻銷毀，只財務部立卷留存。
4.1.3業(yè)務要貨計劃、往來函等業(yè)務傳真、資料由業(yè)務部立卷留存。
4.1.4各類外來文件、資料由總經理辦公室負責立卷留存；內部文件原則上各部門傳閱后，即由總經理辦公室回收立卷留存。
4.1.5公司員工應注意隨時收集各種信息資料，并及時匯總到各部門檔案管理員，員工因公外出參觀學習考察和參加個各種會議回到公司后，應將相關資料全部移交檔案管理員。
4.2立卷歸檔的時間
4.2.1凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應在三日內遞交辦公室立卷歸檔。
4.2.2對于某些專門文件，或駐地分散在外的個別業(yè)務單位的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時間可根據(jù)實際情況適當延長。
4.3立卷歸檔的要求
4.3.1各部門兼職檔案員在規(guī)定的歸檔時間內，把整理審定完畢的文秘檔案資料，遞交文秘檔案室立卷歸檔。
4.3.2移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式兩份，雙方簽字后各執(zhí)一份。
4.3.3歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須歸在一起。
4.3.4立卷時應編制好案卷目錄，把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚，概括而簡潔地擬寫好案卷標題，把案卷內容表達出來，裝訂整齊、牢固，然后還要填寫備考表，注明保管期限。
4.3.5填寫案卷一律用炭素黑水鋼筆或毛筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,字跡應清楚、準確。
4.3.6立卷應以本單位形成的文件為主，根據(jù)文件形成的特點，保持文件間的歷史聯(lián)系，適當照顧文件的保存價值，使案卷能正確反映企業(yè)生產活動狀況和面貌。
4.3.7立卷應以同類問題為主，結合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。
4.3.8立卷應把上級文件于本公司文件（除請示、批復外）按保管期限和文件年限分開立卷。
4.3.9立卷歸檔后，發(fā)現(xiàn)還有需立卷的文件資料，可按立卷原則進行插卷。
4.3.10文件組成案卷后，卷內文件應按照一定規(guī)律進行排列，系統(tǒng)地反映問題，做到查找方便。
4.3.11各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）歸檔必須有條件，并保持其完好無損。
4.3.12聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。
5.文秘檔案的借閱
5.1文秘檔案主要供本企業(yè)利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人需須持介紹信，并經公司領導批準，可查閱無密級檔案。
5.2各部門工作人員可直接查閱屬于本部門業(yè)務工作范圍得文秘檔案資料。如需查閱非本部門得重要文件和有密級檔案，須經公司領導或原形成檔案得部門領導批準，方可借閱。
5.3文秘檔案得借閱者應負責檔案得完整和完好，不得私自影印、復印、翻印，不得擅自拆散、調換、抽取、污損、加注標語，不得轉借，如有違紀，酌情處罰。
5.4對珍貴或易損的檔案，應制成復制品提供使用。復制可采取復印、照片、重印副本、摘錄等方式。復制文件應仔細校對，與原稿無誤后，注明檔案編號，然后提供使用。如有必要，給復制件加蓋公章，以示復制件不會有誤。
5.5必要時，檔案室應對所提供檔案出具證明，證明材料寫好后應仔細校對和審查，加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結論。檔案管理員不可擅自對檔案資料作解釋或下結論。
5.6文秘檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經有關領導批準并辦理借閱手續(xù)。如延期借閱時間，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。
5.7借閱文秘檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價值和數(shù)量報公司領導批準后，責令其賠償一切損失。
6.文秘檔案保密要求
6.1檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度責任心，加強保密意識，雙方共同做好保密工作。
6.2檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密、秘密三級。
6.3有密級檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室。有密級檔案復制時，需經公司辦公室主任或副總以上領導批準。
6.4有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經辦公室主任或副總以上級領導批準。
6.5對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。
6.6外來參觀人員，統(tǒng)一由負責接待人答復問題和辦理所需材料。版權所有
6.7檔案管理員丟失或擅自提供泄漏檔案機密，應根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀律處分，直到依法追究刑事責任。
6.8企業(yè)在職工工作人員調離本企業(yè)時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能調離。檔案管理員調離，應由辦公室主任監(jiān)督辦理，檔案交接之后，方能調離。
7.超期檔案的銷毀
7.1對超過保存期限的檔案，由檔案管理員登記造冊，經辦公室主任和檔案形成部門領導共同鑒定，報分管副總批準后，按規(guī)定銷毀。
辦公室檔案管理總結范文第5篇
一、成立專門機構、落實人員、明確工作任務
1、成立領導小組，由黨組書記、局長擔任領導小組組長，各黨組成員任副組長，各科室、直屬單位主要領導任成員。
2、由局辦公室主任負責，指定專職人員對物價局各部門、各環(huán)節(jié)、各類檔案進行清理、整理；了解接受上級價格主管部門、市委、市政府、市發(fā)改委、市檔案局和相關部門的文件、資料；指導和統(tǒng)籌本局各科室、直屬機構開展工作，接收全部檔案；制定檔案管理制度、規(guī)范各環(huán)節(jié)、各責任人行為。
3、各科室（含成本分局、監(jiān)測分局、年審辦、價調辦）領導負責，指定專人對本部門各環(huán)節(jié)、各類檔案進行清理、整理；了解接收所對口的上級部門文件、資料；向局辦公室移交本部門全部檔案。
4、各直屬單位（檢查分局、認證中心、拍賣中心）主要領導負責，指定專職人員對各類檔案進行清理、整理；了解接收所對口的上級部門文件、資料；向局辦公室移交部門全部檔案。
5、檔案包括物價局歷年黨務、政務、業(yè)務文件、資料；價格處理案件、成本監(jiān)審、價格監(jiān)測、價格認證、公物拍賣文件及資料。
二、工作要求
1、各科室（含成本分局、監(jiān)測分局、年審辦、價調辦）按自身職責范圍對2002年以來各類文件、資料統(tǒng)一按本局發(fā)文、上級文件、相關部門文件和其它資料分別整理送局辦公室歸檔，自己備份留存。因自身工作需要整理的文件、資料將卷宗目錄送局辦公室歸檔留存。
2、局辦公室對2002年以前的文件、資料屬于本局現(xiàn)有留存的進行分類清理、登記；屬于市發(fā)改委留存的接收后進行分類清理、登記；屬于市檔案局留存的經與市檔案局對接后登記目錄留存；并負責不涉及其它部門和直屬單位的文件、資料整理。
3、各直屬單位對歷年的文件、資料統(tǒng)一按本局發(fā)文、上級文件、相關部門文件分別整理送局辦公室歸檔，自己備份留存。因自身工作需要整理的文件、資料將卷宗目錄送局辦公室歸檔留存。
4、局辦公室負責與市檔案局聯(lián)系，請求派員指導，按照檔案管理的要求開展工作。
5、局辦公室負責建立市物價局檔案室，統(tǒng)一購買提供文件、資料整理工作所需物品。
6、局辦公室負責對局各科室（含成本分局、監(jiān)測分局、年審辦、價調辦）、直屬單位的文件、資料整理工作的督促檢查和驗收，并向局黨組匯報。
